Кейс автоматизації
Турагенція: договори і контроль виїздів
Заявка менеджера перетворюється на пакет документів і рядки в усіх робочих аркушах, а панель показує, що горить до вильоту.
Проблема
На кожен тип туру свій комплект: індивідуальний договір, груповий зі списком учасників, агентський додаток до рамкового договору, окремі документи для оплати в євро. Менеджер збирає пакет годину, копіюючи минулорічний файл, і десь обовʼязково лишаються дані попереднього туриста. Далі того самого туриста вбивають ще в пʼять аркушів: готелі, квитки, страховки, трансфери, екскурсії. А про те, що квитки не куплені, дізнаються за тиждень до вильоту.
Що робимо
Менеджер заповнює одну заявку. Система бачить тип угоди і сама друкує потрібний комплект: договір, додаток з програмою і вартістю, памʼятку, згоду на обробку даних, список учасників, англійські версії для оплати в євро. Документи лягають у папку угоди, номер і нумерація додатків ведуться автоматично. Ті самі дані розлітаються по робочих аркушах, а дашборд поверх таблиці показує продажі, менеджерів і те, що горить: виліт через 9 днів без квитків, бронь готелю без оплати 17 днів, страховка не оформлена.
Що отримує власник
- Пакет документів збирається сам за типом угоди: індивідуальний, груповий, агентський
- Одна заявка заповнює всі аркуші: готелі, квитки, страховки, трансфери
- Видно, що горить до вильоту: квитки, бронь без оплати, страховка
- Номер договору й нумерація додатків ведуться самі
Було і стало
Було: 1 год — пакет документів руками. Стало: 2 хв — збирається сам за типом угоди.
Під капотом
Google Docs API · Шаблони під кожен тип угоди · Дашборд поверх таблиці · Нагадування по дедлайнах